1. Declaración sobre la política

1. 1 El British Council School utiliza un circuito cerrado de televisión (en adelante, «CCTV») en sus instalaciones. El objetivo de esta política es establecer la posición del British Council School en cuanto a la gestión, la operación y el uso del CCTV en sus instalaciones de la c/ Solano (Pozuelo) y de la c/ Alfonso Rodríguez Santamaría (El Viso).

1. 2 Esta política se aplica a todos los alumnos, empleados, contratistas, visitas al British Council School y a todas las demás personas cuyas imágenes puedan ser captadas por el sistema de CCTV.

1. 3 Esta política tiene en cuenta toda la legislación y las guías aplicables, entre las que se incluyen:

1.3.1. El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, también conocido como el Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, el «RGPD»).

1.3.3. La Instrucción 1/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras (denominados en conjunto, la «Legislación en materia de protección de datos»).

1.3.4. El Código de Prácticas sobre CCTV elaborado por la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (en adelante, la «ICO»).

1.3.5. La Guía sobre el uso de videocámaras para seguridad y otras finalidades, elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, la «AEPD»).

2. Finalidad del CCTV

2.1 El British Council School utiliza un CCTV para las siguientes finalidades específicas, explícitas y legítimas y no utilizará las grabaciones del CCTV para posteriores tratamientos.

2.1.1 Para proporcionar un entorno seguro y protegido para los alumnos, el personal, los contratistas y las visitas

2.1.2 Para la investigación de los incidentes relacionados con la protección de los menores.

2.1.3 Para prevenir la pérdida o los daños a los edificios y/o bienes del British Council School.

2.1.4 Para ayudar en la prevención de delitos y colaborar con las fuerzas y cuerpos de seguridad en la detención de delincuentes.

2.1.5 Para la supervisión del cumplimiento de la normativa sobre seguridad y salud y prevención de riesgos laborales.

2.1.6 Para evitar la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en las actividades deportivas que se desarrollan en el British Council School.

3. Fundamento jurídico

3.1 El fundamento jurídico para el tratamiento de las imágenes de CCTV, de acuerdo con las finalidades establecidas en el apartado 2 anterior, es llevar a cabo estas finalidades en interés público, tal y como se establece: 

3.1.1  en la Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada;

3.1.2 en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, de modificación parcial del Código Civil y de la Ley de Enjuiciamiento Civil;

3.1.3 en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales, y

3.1.4 en la Ley 19/2007, de 11 de julio, contra la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en el deporte.

4. Transparencia

4.1 Se colocarán carteles para informar a las personas que se encuentran en una zona en la que hay un CCTV en funcionamiento.

4.2 Se pondrá a disposición de las personas, previa solicitud, información transparente sobre el tratamiento del CCTV en forma de un Aviso de Privacidad en todos los puestos de seguridad.

5. Descripción del sistema

5.1 Hay dos sistemas de CCTV en funcionamiento:

5.2 El sistema perimetral abarca el perímetro externo y los puestos de seguridad del centro de Pozuelo.

5.3 El sistema interno incluye dos sistemas independientes que abarcan:

a) las zonas internas del centro de Pozuelo y
b) las puertas externas y las zonas internas del centro de El Viso (interno).

5.4 Cada sistema se ha instalado en una red de área local distinta a la que no se puede acceder externamente.

6. Ubicación de las cámaras

6.1 Se tendrá en cuenta la proporcionalidad antes de plantearse la instalación de un CCTV en cualquier zona del colegio, así como en lo que respecta al número de cámaras que se utilizarán y su tipo, ya sean cámaras fijas, móviles o domo.

6.2 Todas las cámaras de CCTV se ubicarán de tal manera que cumplan las finalidades descritas en el apartado 2 anterior. Las cámaras se ubicarán en lugares prominentes en los que estén claramente visibles para el personal, los alumnos y los visitantes.

6.3 Las cámaras no se ubicarán, en la medida de lo posible, de tal modo que graben zonas que no esté previsto que sean objeto de vigilancia. El British Council School hará todo lo posible para garantizar que el CCTV externo capta la zona de calle mínima necesaria para cumplir las finalidades previstas.

6.4 Las cámaras no se ubicarán en zonas en las que las que las personas esperan tener un alto grado de privacidad, como vestuarios, baños o clases.

7. Evaluación de impacto relativa a la privacidad

7.1 El CCTV estaba instalado en el British Council School antes de que el RGPD introdujera el requisito de llevar a cabo una evaluación de impacto relativa a la privacidad. Esta, por lo tanto, se efectuará con carácter retroactivo durante la primera mitad del curso académico 2018-19 para garantizar que la instalación cumple la legislación, la guía de la ICO y la guía de la AEPD.

7.2 El British Council School adoptará un planteamiento de privacidad desde el diseño cuando instale nuevas cámaras y sistemas, teniendo en cuenta la finalidad de cada cámara de modo que se evite grabar y almacenar cantidades excesivas de datos personales.

8. Gestión y acceso

8.1 El sistema perimetral de CCTV será gestionado por el contratista de seguridad del colegio en calidad de proveedor del British Council y encargado del tratamiento, con todas las garantías contractuales exigidas por .

8.2 El sistema interno de CCTV será gestionado por el contratista de TI del colegio en calidad de proveedor del British Council y encargado del tratamiento, con todas las garantías contractuales exigidas por el RGPD.

8.3 El CCTV no se conectará a una central receptora de alarmas ni a un centro de control externo sin que se haya efectuado una revisión previa de la configuración prevista.

8.4 El sistema de CCTV interno será operado diariamente por el contratista de TI del colegio.

8.5 Imágenes en vivo:

8.5.1 Sistema perimetral - el visionado de las imágenes del CCTV estará restringido a los guardias de seguridad, al equipo de las instalaciones y a la dirección del colegio.

8.5.2 Sistema interno - las imágenes en vivo de las puertas externas serán supervisadas por el conserje del centro de El Viso. No se supervisa ninguna otra imagen en vivo.

8.6 Las imágenes grabadas almacenadas por los sistemas de CCTV perimetral e interno tendrán acceso restringido y solo podrán acceder a las mismas la dirección del colegio y el equipo de las instalaciones y/o el Delegado de protección de datos/Information Governance and Risk Advisor Iberia (IGRA Iberia).

8.7 Ninguna otra persona tendrá derecho a ver o a acceder a las imágenes del CCTV salvo según lo previsto en las condiciones de esta política en lo que respecta a la divulgación de las imágenes.

8.8 Los sistemas de CCTV perimetral e interno son comprobados semanalmente por el contratista de TI del colegio y el sistema de CCTV externo es comprobado diariamente por el contratista de seguridad del colegio para garantizar que funcionan de manera eficaz.

9. Almacenamiento y conservación de las imágenes

9.1 Todas las imágenes grabadas por el sistema de CCTV se conservarán durante un periodo máximo de 30 días tal y como establece la legislación española.

9.2 El periodo de conservación anterior quedará reducido a la mitad, si las imágenes grabadas afectasen a menores de edad.

9.3 Las imágenes solo se conservarán durante periodos más largos cuando sea necesario para una investigación en curso cumpliéndose con las obligaciones legales para ello y, en particular,  con la obligación de ponerlas a disposición de la autoridad competente en el plazo legalmente previsto.

9.4 En este caso, y solo con la autorización explícita del director del colegio y/o el Delegado de protección de datos/IGRA Iberia, las imágenes se conservarán mientras dure la investigación y el proceso judicial.

10. Medidas de seguridad

10.1 El British Council School se asegurará de que existan medidas de seguridad apropiadas para prevenir la divulgación ilegal o accidental de las imágenes grabadas. Las medidas existentes incluyen:

10.1.1 La ubicación de los sistemas de grabación del CCTV en zonas de acceso restringido;

10.1.2 La encriptación o protección con contraseña del sistema de CCTV;

10.1.3 La restricción de la capacidad de hacer copias a determinados miembros del personal (administrador del sistema).

10.2 Todo el equipo de CCTV está configurado con robustos sistemas de control de acceso.

10.2.1 Los puestos de acceso al visionado de las imágenes del CCTV estarán ubicados en salas seguras como el departamento de TI, los puestos de seguridad y la sala de juntas.

10.3 El British Council School mantiene registros trimestrales de todos los accesos a las imágenes del CCTV, incluyendo la fecha y la hora de acceso y la persona que ha accedido a las imágenes.

11. Divulgación de las imágenes a los interesados o representantes de los menores

11.1 Toda persona cuya imagen sea grabada por el CCTV tendrá la consideración de interesado a efectos de lo previsto en la Legislación en materia de protección de datos y tiene derecho a solicitar acceso a dichas imágenes.

11.2 Toda persona que solicite acceso a sus propias imágenes se considerará que ha realizado una solicitud de acceso a sus datos, de acuerdo con lo previsto en la Legislación en materia de protección de datos. Esta solicitud se deberá enviar inmediatamente a data.protection@britishcouncil.es para que sea gestionada siguiendo el proceso establecido.

11.3 Cuando se realice una solicitud de este tipo, el director del colegio y el Delegado de protección de datos/IGRA Iberia revisarán las grabaciones del CCTV, respecto a los periodos de tiempo relevantes cuando proceda, de acuerdo con la solicitud.

11.4 Si la grabación únicamente incluye a la persona que ha realizado la solicitud, entonces se permitirá que esta persona vea la grabación. Esto se debe limitar estrictamente a las grabaciones que contengan únicamente imágenes de la persona que realiza la solicitud. El Responsable de Sistemas adoptará las medidas apropiadas para garantizar que la grabación esté restringida de este modo.

11.4.1 Si la grabación contiene imágenes de otras personas, en ese caso el British Council School considerará si la solicitud requiere la divulgación de las imágenes de personas distintas al solicitante.

11.4.2 Si la grabación contiene imágenes de menores de edad, prevalecerá en todo caso, la protección de los derechos y libertades del menor. En caso de que sea necesario, la divulgación solo será posible si las imágenes se pueden distorsionar de modo que no se pueda identificar a las demás personas, o si las demás personas que aparecen en la grabación, o sus representantes legales en caso de menores de edad, han dado su consentimiento para la divulgación de las imágenes.

11.5 Se mantendrá un registro, que se guardará en un lugar seguro, de todas las solicitudes de acceso en el que se especifique:

11.5.1 Cuándo se realizó la solicitud;

11.5.2 el proceso seguido por la dirección del colegio y el Delegado de protección de datos/IGRA Iberia para determinar si las imágenes contenían a terceras personas;

11.5.3 las consideraciones relativas a si se permite el acceso a dichas imágenes o no y en este caso, las razones motivadas para ello;

11.5.4 las personas a las que se ha permitido ver las imágenes y cuándo;

11.5.5 si se facilitó una copia de las imágenes y, de ser así, a quién, cuándo y en qué formato.

12. Divulgación de las imágenes a terceros

12.1 El British Council School solo divulgará las imágenes del CCTV a terceros cuando tenga permitido hacerlo de acuerdo con la Legislación en materia de protección de datos.

12.2 Las imágenes del CCTV solo se divulgarán a las autoridades encargadas de garantizar el cumplimiento de la ley de acuerdo con las finalidades para las que existe el sistema de CCTV.

12.3 Si se recibe una solicitud de divulgación de imágenes del CCTV por parte de una autoridad encargada de garantizar el cumplimiento de la ley (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, Jueces o Tribunales), en ese caso el director del colegio y/o el Delegado de protección de datos/IGRA Iberia deberán seguir el mismo proceso indicado más arriba en relación con las solicitudes por parte de los interesados. En estos casos, el British Council comprobará que dichas solicitudes se realizan de forma motivada y que la entrega de las imágenes sea proporcional a la finalidad del requerimiento.

12.4 Se debe registrar la información anterior en relación con cualquier divulgación.

12.5 Si un tribunal dicta una orden para la divulgación de las imágenes del CCTV, la misma habrá de ser cumplida. No obstante, hay que examinar cuidadosamente lo que exige exactamente la orden del tribunal. Si existe alguna duda  en cuanto a la divulgación, en ese caso se deberá contactar en primer lugar con el IGRA Iberia y se puede exigir asesoramiento legal apropiado.

13. Revisión de la política y del sistema de CCTV

13.1 Esta política se revisará cada dos años y en todo caso, siempre que se produzcan cambios legislativos que lo hagan conveniente.

13.2 El sistema de CCTV y la evaluación de impacto sobre la privacidad relativa al mismo se revisarán cada dos años, o antes si se produjera un cambio importante en la instalación o configuración del sistema que lo haga conveniente.

14. Uso indebido de los sistemas de CCTV

14.1 El uso indebido del sistema de CCTV podría constituir un delito penal.

14.2 Todo miembro de la plantilla que incumpla esta política podrá ser objeto de sanciones disciplinarias.

15. Quejas relativas a esta política

15.1 Todas las quejas relativas a esta política o al sistema de CCTV operado por el British Council School se realizarán de acuerdo con la Política de Quejas del British Council School.

16. Derechos de los interesados

16.1 Los interesados tienen derecho a recabar información sobre qué información tratamos sobre ellos (en los términos previstos en el apartado 11 anterior) o, cuando resulte de aplicación, solicitar la eliminación de sus datos personales si dicha información deja de ser necesaria considerando el fin con el que ha sido recogida. En determinados casos, los interesados también pueden solicitar la limitación del tratamiento de los datos u oponerse a dicho tratamiento.

16.2 Estos derechos pueden ser ejercitados contactando con data.protection@britishcouncil.es, facilitando la documentación que acredite la identidad del interesado. En el plazo de treinta días desde la recepción de dicha solicitud la misma habrá de ser debidamente contestada.

16.3  La documentación prevista en el apartado 4.2 anterior deberá contener información para los interesados de los derechos que les asisten, así como de la posibilidad de reclamar ante la Agencia Española de Protección de datos (como autoridad de control competente) en caso de que consideren que no se ha atendido adecuadamente al ejercicio de sus derechos por parte del Responsable del Tratamiento 

Adoptada:      Octubre 2018                                  Fecha de revisión:      Octubre 2020